Τυποποίηση, Επανασχεδιασμός & Μηχανογράφηση Διαδικασιών των Περιφερειακών Υπηρεσιών

Εκτύπωση
Κατηγορία: Δελτία Τύπου Δημοσιεύτηκε στις Τετάρτη, 02 Νοεμβρίου 2022

mixanografisi dimosio

Σε συνέχεια του εγγράφου μας, με αριθμό πρωτ. 59/10-10-2022, με το οποίο καταγγείλαμε το διοικητικό μπάχαλο που επικρατεί στο Υπουργείο Παιδείας, με αφορμή την επείγουσα αναζήτηση από την Κεντρική Διοίκηση του ΥΠΑΙΘ, της καταγραφής των αρμοδιοτήτων, και του δικαιώματος υπογραφής για τις 129 Περιφερειακές Υπηρεσίες μας, τα οποία όφειλε να γνωρίζει το Υπουργείο και όχι να τα αναζητά, θέλουμε να καταδείξουμε επίσης και τις διαχρονικές ελλείψεις στην μηχανογράφηση των διαδικασιών τόσο της Κεντρικής Διοίκησης όσο και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του ΥΠΑΙΘ.

Ενόψει της ανάληψης υπηρεσίας του νέου Υπηρεσιακού Γραμματέα, η οποία τείνει να έχει την ίδια τύχη της προηγούμενης άπρακτης επιλογής Υπηρεσιακού Γραμματέα, θα θέλαμε να επισημάνουμε ότι η στιγμή μπορεί να αποτελέσει την αρχή (αλλά και μια μοναδική ευκαιρία) για την τυποποίηση και επανασχεδιασμό των διαδικασιών των Περιφερειακών Υπηρεσιών με τελικό στόχο την σταδιακή εξ ολοκλήρου μηχανογράφησή τους.

Δεν πρέπει η προσπάθεια αυτή να σταματήσει στην απλή καταγραφή των αρμοδιοτήτων αλλά θα πρέπει να αποτελέσει το εφαλτήριο για τις περαιτέρω ενέργειες που προτείνουμε παρακάτω.  

Επανερχόμαστε στη δυσάρεστη θέση να αναφέρουμε ότι μια κοινή συνισταμένη των δυσχερειών που αντιμετωπίζουν οι Περιφερειακές Υπηρεσίες αποτελεί η προβληματική έως και καθόλα ελλιπής ενιαία μηχανογράφηση των διαδικασιών τους.

Συγκεκριμένα οι 129 Περιφερειακές Υπηρεσίες συνήθως καλούνται να αντιμετωπίσουντη μηχανογράφηση των ίδιων διαδικασιώναυτόνομα και με ιδία μέσα, ενώ το εύλογο θα ήταν να δινόταν μία κεντρική & ενιαία λύση.

Η μηχανογράφηση στις Περιφερειακές Υπηρεσίες πραγματοποιείται αποσπασματικά και πολλές φορές υπό δυσχερέστατες συνθήκες λόγω περιορισμένων πόρων (κονδυλίων, ανθρώπων και υποδομών) αλλά δυσχεραίνεται περαιτέρω με τη συχνή αλλαγή των εκάστοτε εγκυκλίων-αποφάσεων που καθιστούν το πεδίο ανάπτυξης των όποιων λύσεων κινούμενη άμμο. Όταν δηλαδή οι περισσότερες, αν όχι όλες, οι διαδικασίες των Περιφερειακών Υπηρεσιών βασίζονται σε υπουργικές αποφάσεις ή εγκυκλίους, το εύλογο είναι η τυποποίηση και ο επανασχεδιασμός των διαδικασιών να ξεκινήσει κεντρικά από την Κεντρική Διοίκηση που η ίδια τις εκδίδει.

Η υιοθέτηση μιας κεντρικής ενιαίας μηχανογραφικά λύσης, η οποία εκτός από την προφανή βοήθεια που θα προσέφερε στο επίπεδο των Περιφερειακών Υπηρεσιών θα διευκόλυνε και το έργο της Κεντρικής Διοίκησης του ΥΠΑΙΘ. Συγκεκριμένα μια κεντρική λύση θα καθιστούσε περισσότερο αξιόπιστη και ελέγξιμη την αποδιδόμενη πληροφορία από τους υφιστάμενους φορείς ενώ ταυτόχρονα θα αποτελούσε ένα ενοποιημένο εργαλείο συγκέντρωσης, διαχείρισης και περαιτέρω αξιοποίησης της πληροφορίας. 

Ενδεικτικά και μόνο αναφέρουμε κάποια χαρακτηριστικά παραδείγματα που η υπάρχουσα μηχανογράφηση δεν επαρκεί ή είναι προβληματική και χρήζει εκ νέου ανάπτυξης ή ριζικού επανασχεδιασμού:

  • Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (ΠΣΗΔΕ)

Καταρχάς θα θέλαμε να σταθούμε ιδιαίτερα στην υιοθέτηση ενός ενιαίου Πληροφοριακού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (ΠΣΗΔΕ) για όλες τις Περιφερειακές Υπηρεσίες λύση, η οποία είναι θεμελιώδους σημασίας και χρησιμότητας. Θεωρούμε ότι μόνο μια ενιαία λύση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων μπορεί να παρέχει την απαιτούμενη ασφάλεια, αξιοπιστία και ταχύτητα.

Ένα κεντρικό σύστημα που εκ προοιμίου θα εξασφάλιζε την απρόσκοπτη διακίνηση εγγράφων μεταξύ όλων των υπηρεσιών του ΥΠΑΙΘ, τη διαχείριση ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, την αυτοματοποιημένη ανάρτηση στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ και την ενσωμάτωση Ψηφιακών Πιστοποιητικών (για να αναφέρουμε μερικές έστω και αποσπασματικά δυνατότητες) θα διευκολύνει και θα εκσυγχρονίσει τη καθημερινή ροή εργασίας των υπηρεσιών μας αξιόπιστα και ομοιόμορφα.  

  • Σύστημα Διαχείρισης Προσωπικού

Παρόλο που εν λόγω όρος εμπεριέχει πολλές πιθανές διαφορετικές λειτουργίες αναφέρονται εν συντομία ενδεικτικά και μόνο κάποιες από αυτές:

-          Ηλεκτρονικός Ατομικός Φάκελος Υπαλλήλου, δυνατότητα η οποία θα μπορούσε να καταργήσει τον έντυπο αντίστοιχο ατομικό φάκελο δια παντός. Δυστυχώς ακόμη εν έτει 2022 καλούνται οι συνάδελφοι των Τμημάτων Προσωπικού να ενημερώνουν και να διαχειρίζονται την πληροφορία μέσα από έντυπους ατομικούς φακέλους.

-          Υποσύστημα Διαχείρισης Αδειών Υπαλλήλου, το οποίο θα υποστήριζε πλήρως την σχετική ροή εργασίας με δυνατότητες όπως: α) την online αίτηση άδειας υπαλλήλου, β) τον έλεγχο παρελκόμενων δικαιολογητικών, γ) την έγκριση ή απόρριψη του αιτήματος άδειας από τον Προϊστάμενο του υπαλλήλου, δ) την έκδοση απόφασης άδειας βάσει τυποποιημένου προτύπου, ε) την ενημέρωση υπολοίπου αδείας, στ)την ενημέρωση του αιτούντα για την έκβαση του αιτήματός του κλπ.

Σε αυτό το σημείο πρέπει να επισημάνουμε ότι στο myschool προστέθηκε η καταγραφή αδειών των υπαλλήλων αλλά δεν υποστηρίζει σχεδόν κανένα από τα στάδια της προαναφερθείσας ροής εργασίας, με αποτέλεσμα οι 129 Περιφερειακές Υπηρεσίες να συνεχίζουν να διεκπεραιώνουν το απαραίτητο έργο η κάθε μία με τον δικό της τρόπο.

Επιπροσθέτως έχουν να καταχωρούν τις άδειες των υπαλλήλων τους και στο myschool χωρίς να υπάρχει απολύτως καμία σύνδεση με τη δική τους ροή εργασίας.

-          Υποσύστημα Διαχείρισης Κενών – Πλεονασμάτων, παρόλο που το myschool παρέχει κάποια στατιστικά για τα κενά – πλεονάσματα των σχολικών μονάδων, δυστυχώς αυτά δεν επαρκούν για τον ακριβή προσδιορισμό τους, τον ενδελεχή έλεγχο τους και την αυτοματοποιημένη συγκέντρωση τους με αποτέλεσμα να μην εξυπηρετείται η σχετική ροή εργασίας των ΔΠΕ/ΔΔΕ/ΠΔΕ και να αναγκάζονται να συγκεντρώνουν τα απαιτούμενα στοιχεία μέσω κάθε άλλου πρόσφορου μέσου, όπως π.χ. αποστέλλοντας πίνακες μέσω email.

-          Υποσύστημα Τοποθετήσεων Εκπαιδευτικών,το οποίο θα υποστηρίζει τις διαδικασίες των οργανικών και λειτουργικών τοποθετήσεων των εκπαιδευτικών μονίμων και αναπληρωτών, κατόπιν πάσης φύσεως υπηρεσιακών μεταβολών, όπως διορισμών, μεταθέσεων, αποσπάσεων κλπ.

Έχοντας υπόψη όλα τα ανωτέρω προτείνουμε: 

-          την τυποποίηση όλων των διαδικασιών των Περιφερειακών Υπηρεσιών, έτσι ώστενα μην υπάρχουν 129 διαφορετικέςεκδοχές των ίδιων διαδικασιών,

-          τον  επανασχεδιασμό τους με γνώμονα τόσο τον εκσυγχρονισμό τους όσο και τηνδιευκόλυνση της μηχανογράφησής τους.

Για παράδειγμα εκεί που για μια ουσιαστικά διαδικασία τώρα μπορεί να "τρέχουν" 3 διαφορετικές διαδικασίες μία σε επίπεδο Διευθύνσεων Εκπαίδευσης, μία σε επίπεδο ΠΔΕ και μία σε επίπεδο Κεντρικής Διοίκησης είναι σημαντικό να ενοποιηθούν όλες σε μία ροή εργασίας που θα καλύπτει όλη την ιεραρχία (Σχολική Μονάδα - Διευθύνσεις Εκπαίδευσης -  Περιφερειακές Διευθύνσεις Εκπαίδευσης - Κεντρική Διοίκηση) και θα είναι προσαρμοσμένη σε κάθε επίπεδο διοίκησης τόσο για την επίτευξη του τελικού σκοπού συνολικά όσο όμως και για την επιμέρους διευκόλυνση του εκτελούμενου έργου! 

-          και την σταδιακή εξ ολοκλήρου μηχανογράφηση τους με σκοπό την εξυπηρέτηση όλων των επιπέδων της διοίκησης συμπεριλαμβανομένου και του πολυσχιδούς έργου των Περιφερειακών Υπηρεσιών.

Η ενιαία μηχανογράφηση των διαδικασιών είναι εκείνη που θα δώσει την απαραίτητη περαιτέρω ώθηση στην αύξηση της παραγωγικότητας με παράλληλη μείωση της γραφειοκρατίας.

             Έχοντας γνώση του μεγέθους του εγχειρήματος θα τολμούσαμε να προτείνουμε μια πιθανή σύμπραξη με το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης για την υλοποίηση μίας ενιαίας πλατφόρμας (τύπου gov), η οποία θα υποστηρίζει την ανάπτυξη και την διασύνδεση ενός οικοσυστήματος ημιαυτόνομων εφαρμογών με έμφαση στην μεταξύ τους διαλειτουργικότητα.

Με αυτό το σκεπτικό ευελπιστούμε η καταγραφή των διαδικασιών από το Υπουργείο, και με όποιον τρόπο τελικά καταφέρει να την υλοποιήσει, να αποτελέσει το εφαλτήριο έναυσμα για τη μηχανογράφηση και τον περαιτέρω εκσυγχρονισμό των Περιφερειακών Υπηρεσιών του ΥΠΑΙΘ!

Για το Δ.Σ.

Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ                                                             Η Γ. ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ

   ΣΑΒΒΑΣ ΦΩΤΙΑΔΗΣ                                                ΓΕΩΡΓΙΑ ΜΕΣΟΛΟΓΓΙΤΟΥ

Εμφανίσεις: 66